1. İSGForum'a Hoş Geldiniz..
    İSGForum gerçek hayatta 'İş Güvenliği ve Çevre' adına yaşadığınız her şeyi olduğu gibi burada paylaşmanızı, kişilerle iletişim kurmanızı sağlar. Fotoğraf albümü, durum güncelleme, yorum, konu, mesaj vb. şeyleri istediğiniz herkese paylaşabilirsiniz. Üniversite arkadaşlarınızı bulabilir, onları takip edebilir ve onlarla iletişim kurabilirsiniz. Duvarlarına yazarak yorum formatında sohbet edebilirsiniz. İSGForum ile ortamınızı kurabilir, kişilerle fikir - bilgi alışverişi yapabilir ve etkinlikler düzenleyebilirsiniz. İSGForum'un tüm hizmetleri kuruluşundan beri ücretsizdir ve ücretsiz olarak kalacaktır. Daha fazla bilgi için site turumuza katılmak ister misiniz? O zaman buraya tıklayınız :) Giriş yapmak ya da kayıt olmak için .

Özlük dosyasi nedir? ve önemi hakkında herşey

Konusu 'Prosedürler' forumundadır ve Anıl Pehlivan tarafından 14 Eylül 2013 başlatılmıştır.

  1. Anıl Pehlivan Etkinlik Grubu

    • Etkinlik Grubu
    İl Temsilciliği:
    Aydın
    Sertifika Numarası:
    43268
    Uzmanlık Sınıfı:
    A Sınıfı Uzman
    Firma / Kurum:
    Pehlivan Madencilik-Mühendislik / Teknik Nezaretçi
    ÖZLÜK DOSYASI NEDİR?

    Özlük dosyaları ülkemiz iş hukukunda belirlenmiş bulunan bir çalışma yaşamı düzenlemesidir.

    Buna göre işyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak durumundadır.

    İşçinin aldığı ücretin düşük ya da yüksek olması, iş akdinin sürekli ya da geçici olması, çalışanın beyaz yakalı ya da mavi yakalı olması, amir yada işçi olması bu durumu değiştirmez.

    Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten dahi muhafaza edilebileceği bir sistemdir.

    ÖZLÜK DOSYASI ZORUNLU MUDUR?

    Evet, işçiler için özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereğince mecburidir.

    İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır.

    İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak durumundadır.

    Özlük dosyası ile ilgili bir yükümlülük de bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunmasıdır.


    ÖZLÜK DOSYASI NEDEN ÖNEMLİ?

    Özlük dosyası çalışma yaşamının düzene ve intizama girmesi yönüyle önemli bir düzenlemedir. Bu birkaç nedenle böyledir:

    Öncelikle işçi ile ilgili kayıtların tutulması işletmenin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyetidir.

    İkinci olarak, işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağıdır. Düzenli özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri kolay geçecektir.

    Son olarak da işçi dosyaları işçilerin kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş yaşamında bonservis ve referans sisteminin sağlıklı işlemesi için önemli bir düzenlemedir.

    Özlük dosyasının önemi özellikle iş kazası gibi hallerde çok bariz ortaya çıkmaktadır.


    ÖZLÜK DOSYASI TUTMAMANIN CEZASI VAR MI?

    İş Kanunu özlük dosyası tutmayı mecburi kıldığı gibi özlük dosyasının tutulmaması halinde de cezalar getirmiştir.

    Buna göre İş Kanunu’na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK Denetmenleri/Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi halinde ceza uygulanır.

    İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline 2013 yılı için 1200 Türk Lirası idari para cezası verilir.

    Belirtelim ki bu özlük dosyası tutulmayan her bir işçi için verilecek bir cezadır.


    ÖZLÜK DOSYASINDA NELER BULUNMALI?

    En çok sorulan sorulardan birini de işçi dosyasında nelerin bulunması gerektiği oluşturuyor.

    Genel olarak ifade edecek olursa işçi ile ilgili her türlü bilgi ve belge özlük dosyasında saklanmak durumundadır.

    İşçinin işe alınışından (hatta iş ilanından) başlayarak işten ayrılışına kadar (hatta ayrılış sonrasında) her türlü süreç evrak ile tevsik edilmeli ve işçi dosyasına girmelidir.

    Ayrıntılı ifade edecek olunur ise, özlük dosyasında, eleman istek formu, işe başvuru formu, çalışanın referansları, CV’si yada özgeçmişi, fotoğrafları, hizmet sözleşmesi ya da iş akdi, SGK sigortalı işe giriş bildirgesi, aylık bordrolar yada ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır), işçinin kimlik bilgileri, ikametgâh senedi, nüfus sureti, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, aile durum bildirim formu (aile vergi indirimi için), ilk işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene ve kontrol raporları, yıllık ve ücretli izin formları, ücretsiz izin bilgileri, işçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri, iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanakları ve bildirgeleri, iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri, demirbaş malzeme teslim belgesi, işçiye verilen ceza ve ihtarlar, iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi, SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, işçi ile ilgili tutulan tutanaklar, işçiye çekilmiş yada işçiden alınmış noter tebligatnameleri, iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler, ibraname, işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi gibi belgelerin tümü bulunmalıdır.

    TÜM BUNLAR EVRAK KALABALIĞI MI?

    Altını çizelim ki, bulundurulması gereken evraklar bunlarla sınırlı değildir. Belirttiğimiz üzere işçi ile ilgili her türlü bilgi özlük dosyasına alınarak kurumsal hafızaya nakşedilmelidir.

    Bunlar zaman zaman işverenlerimize yada muhasebe görevlilerine evrak kalabalığı, gereksiz bürokrasi gibi gelebilmektedir. “Bunca işimin arasında bu evraklarla mı uğraşacağım” diyen bile çıkabilmektedir.

    Ancak altını çizmek gerekir ki bir evrak işveren açısından yıllar sonra büyük bir önem arz edebilecektir.

    Bir hizmet tespit davasında ya da iş kazası halinde işverenin daha önce evrak kalabalığı olarak gördüğü şey gün gelir işletmedeki en önemli belge olur.

    Özlük dosyası tutmak kurumsal bir kimlik haline geldiği, evrak kalabalığı olarak görülmekten çıktığı zaman ülkemizde hem iş kazaları azalır, hem de çalışma yaşamı düzene ve intizama girer.


    İKİ EVRAK SIKIŞTIRILMIŞ DOSYALAR ÖZLÜK DOSYASI MI?

    Denetmenler/müfettişlerce yapılan denetimlerde özlük dosyaları öncelikle kontrol edilir.

    Zaman zaman işyerlerinde özlük dosyası adına yalnızca işçinin ikametgâh senedi ya da nüfus suretinin bulunduğu görülmektedir.

    Altını çizelim ki, yalnızca bir belgeden ibaret dosya olmaz, böyle düzenlenmiş bir özlük dosyasının ciddiyetinden hatta varlığından söz edilemez.

    Dolayısıyla yasak savma kabilinde bir iki evrak sokuşturulmuş bir klasör iş hukuku açısından murat edilen işlevi görmez, idari para cezası almayı gerektirecek bir durumdur.

    İş hukukunun özlük dosyası düzenlemesini getirmesindeki temel murat olan iş yaşamının düzenlenmesi, sevk ve idaresi ancak düzgün tutulmuş, işçi ile ilgili her türlü verinin bulunduğu dosyalar ile sağlanır.


    ÖZLÜK DOSYALARI GİZLİ MİDİR?

    Şunu önemle belirtmek gerekir ki, içeriğinde çalışana ait gibi özel bilgi ve belgelerin bulunduğu özlük dosyaları özü itibariyle gizli dosyalardır.

    Gerçekten de özlük dosyasının içeriğinde işçinin mahremi olan sağlık raporları, adli sicil kaydı, işyeri sırları, kimlik bilgileri, referanslar, bonservisler, dilekçeler gibi belgeler bulunur.

    İş Kanunu uyarınca işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

    İşverenin yada işveren vekili niteliğindeki yöneticilerin özlük dosyalarını mahrem bir şekilde saklaması, yalnızca yetkili denetmen/müfettişe göstermesi, bunun dışında işyerindeki diğer çalışanlar da olsa başkalarına açmaması elzemdir.

    Aksi takdirde, gizli bilgi ve belgelerinin açığa çıkması sonucu hakları muhtel hale gelen işçi her zaman tazminat yoluna başvurabilecektir
  2. Erkan Dündar İSGforum Üyesi

    • Site Yöneticisi
    İl Temsilciliği:
    Trabzon
    Sertifika Numarası:
    47086
    Uzmanlık Sınıfı:
    B Sınıfı Uzman
    personel evrakları takip formu...

    Ekli Dosyalar:

  3. Murat Uğur100 İSGforum Üyesi

    Sertifika Numarası:
    41360
    Uzmanlık Sınıfı:
    A Sınıfı Uzman
    Firma / Kurum:
    Serbest
    Özlük dosyası hangi noktada İş Güvenliği Uzmanını ilgilendiriyor?
    Bu işverenin sorumlu olduğu bir husus değilmi?
  4. Erkan Dündar İSGforum Üyesi

    • Site Yöneticisi
    İl Temsilciliği:
    Trabzon
    Sertifika Numarası:
    47086
    Uzmanlık Sınıfı:
    B Sınıfı Uzman
    bizler çalışmalarımızda Yasal gerekler üzerinden ağırlıklı gideriz tabiki risk değerlendirmelerimiz de önemli.Bu noktada 4857 sayılı İş kanununda bu hususlar detaylı yer almıştır.Peki bizi ilgilendiren yönleri nedir?

    • Sabıka Kaydı
    • SGK giriş belgesi
    • Sağlık Raporu
    • KKD zimmet tutanağı,
    • Talimatlar,
    • Eğitim Tutanakları
    • Mesleki Sertifika ve belgeler,Opr. belg.,ustalık belg. vs.
    • Sağlık Tetkikleri
    • Yıllık izinler
    • Fazla mesailer
    • Görev Formları ve talimatları
    • Çalışma saatleri vb.
  5. Murat Uğur100 İSGforum Üyesi

    Sertifika Numarası:
    41360
    Uzmanlık Sınıfı:
    A Sınıfı Uzman
    Firma / Kurum:
    Serbest
    Teşekkür ederim.
  6. Onur NEZER İSGforum Üyesi

    Sertifika Numarası:
    10010
    Uzmanlık Sınıfı:
    C Sınıfı Uzman
    Peki buyik firmalarda bui isler farkli birimler tarafindan yapiliyorsa..mesala özlük dosyasi insan kaynaklari, gerekki kontroller tesis bakim birimi, bu islemleri n takibini de kalite birimi yapiyorsa..
    Is güven ligi sadece danışmanlık hizmeti verir pozisyon da ise..belirtilen evrakların eksikliği durumunda yada bir kaza sonucunda sorumlulugu az da olsa uzerinden atmis olur mu
  7. ÖZCAN ŞAHİN İSGforum Üyesi

    Sertifika Numarası:
    11111
    Uzmanlık Sınıfı:
    B Sınıfı Uzman
    teşekkürler
  8. serpil varlı İSGforum Üyesi

    Uzmanlık Sınıfı:
    B Sınıfı Uzman
    sigorta çıkışı yapılmış çalışana bizim tuttuğumuz isg özlük dosyasını istediğinde eline veriyoruz bu doğru bir uygulama mıdır acaba bizde sadece işten çıkış bildirgesi mi kalmalı?
  9. Ali Ünal İSGforum Üyesi

    evet bazı kayıtları eski işveren yeni işverene veya personele vermek durumundadır.